4 квадранта стивена кови для управления временем

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи

Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы

Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым

Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Матрица Эйзенхауэра

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США — Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y — их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности

Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

• сверху — все срочные дела;
• справа — все важные дела;
• снизу — все не срочные дела;
• слева — все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется «вопрос жизни и смерти».

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит «пихать» в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется «форс-мажор».

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы — от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не «поджимает», и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа

Если на календаре 20 число — это просто важное дело, а если 24 — уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином — «пожиратели времени».

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

Теперь вы знаете, что такое матрица Эйзенхауэра, и как правильно расставлять приоритеты в работе и личных делах с ее помощью. Кстати, этот метод расстановки приоритетов можно использовать в самых разных сферах человеческой жизнедеятельности. Например, даже в управлении личными финансами для оптимизации расходов (подробнее об этом в статье Оптимизация расходов).

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на Финансовом гении — сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Советы

Перед тем, как начать работу с матрицей, целесообразно определиться с целями и приоритетами, которые и станут ключевыми критериями, по которым вы будете определять ту или иную задачу в определенный квадрант.

Да, конечно, вероятно, вы интуитивно и так понимаете свои приоритеты и ценности, но лучше сформулировать их четко и записать на бумаге. Например, цель: «Заработать 50 000 к концу месяца», ценности — «быть высоко ценимым специалистом», «здоровье», «общение с друзьями».

Прежде чем записывать задачи в тот или иной квадрант, сначала напишите их единым списком, а уже потом распределяйте. Это удобнее и проще, чем писать сразу в квадранты, потому что когда вы так делаете — ваш мозг вынужден решать разом две задачи: вспоминать задачи и определять их приоритет по критериям. Вы определите приоритеты точнее и быстрее, если избавите мозг от необходимости вспоминать задачи.

• Что такое SWOT анализ и примеры применения в жизни (+шаблоны)
• Принцип 3-х дел — Суть, Примеры и Инструкция к применению
• Что такое Метод Помидора — Суть, Примеры и таймеры онлайн
• Пирамида Бенджамина Франклина — Пошаговое составление и примеры
• Инструменты для там-менеджмента: Сервисы для заметок

Используйте цветовые обозначения в том инструменте, который вы выбрали. Метки, если это онлайн-инструмент, маркер, если на бумаге, цветные стикеры, если это канбан-доска. Так будет проще визуализировать, достаточно одного взгляда на матрицу, чтобы понять, к какой задаче следует приступить прямо сейчас.

Внутри квадранта задачи также можно распределять по значимости: задача А1, задача А2 и так далее. Это позволит точнее структурировать список дел и определить, что за чем следует, а значит, вам будет легче выстроить расписание.

Следите, в каком квадранте вы проводите больше всего времени. В идеале это должен быть квадрант В — самый спокойный и нацеленный на ваше личностное развитие.

Если вы больше времени проводите в квадранте А — пересмотрите свою систему планирования или условия работы. Возможно, вам нужно реорганизовать свои обязанности, сходить в отпуск или сменить работу.

Если больше времени в квадранте С — вероятно, вас слишком легко отвлечь, вы распыляетесь на неважные задачи, стоит поразмыслить над своими приоритетами или пересмотреть отношения с коллегами.

Если больше в квадранте D — вы склонны к прокрастинации, следует изучить материалы на эту тему.

• Матрица Эйзенхауэра ставит ловушку: из-за того, что дела разделены на четыре категории, кажется, что их немного, и появляется склонность перегружать день задачами, а потом выполнить их не получается, и человек испытывает разочарование. Не попадайтесь в эту ловушку. Задач не должно быть много, но это должны быть самые важные задачи. Оптимально — не больше девяти, в квадранте В — не больше трех.
• Планируйте день заранее, чтобы не позволять окружающим (коллегам, руководителям, родственникам) формировать его за вас и нагружать вас задачами, актуальными для ни, но не играющими никакой роли для движения к лично вашим целям и реализации ваших ценностей.
• Матрица Эйзенхауэра лучше подходит для планирования одного дня. Для долгосрочного и среднесрочного планирования — нет.

Преграды на пути к мечте

Если вы решились бросить нелюбимую работу и найти свое дело по душе и хорошо зарабатывать, не сдавайтесь и с уверенностью двигайтесь к цели. Пусть вас не смутит, когда за подъемом сил внезапно навалятся апатия и усталость — это бывает практически всегда.

Преграды на пути к мечте

Всем нам свойственно вдруг терять энергию и веру в себя и свои силы — руки опускаются, хочется лежать и плакать в подушку. Этот период обязательно пройдет. Постарайтесь не растерять мотивацию и четко держаться задуманного.

Вам поможет несколько наших советов:

• Балуйте себя за любые достижения. Например, закажите доставку любимой еды после того, как составите бизнес-план. Так вы мотивируете сами себя, оставаясь в тонусе.
• Не откладывайте то, что было задумано. Если перед вами лежит какое-то неприятное дело, займитесь им поскорее, чтобы избавиться от ноши. Чем скорее сделаете, тем скорее освободитесь от этой обязанности. Появится гордость за себя, повысится настроение — будет больше сил для любимых занятий.
• Разговаривайте с теми, кто оказывает вам поддержку и верит, что вы справитесь. Положительная оценка других людей обязательно поднимет ваш дух. Соответственно, меньше общайтесь с пессимистами, которые лишь нагнетают уныние.
• Не забывайте об отдыхе. Надо заниматься планированием не только рабочих будней, но и выходных. Проводите свободное время так, как любите именно вы, не подстраиваясь под кого-то другого. Если вы поклонник кино, устройте себе вечер просмотра любимого сериала или поход в кинотеатр.
• Сразу избавьтесь от розовых очков. Не думайте, что вам будет легко. Готовьтесь к трудностям, ставьте реальные цели и адекватные сроки их выполнения. Недооценив новое дело, вы рискуете сильно разочароваться. А выполняя все поэтапно и разумно, вы обязательно добьетесь успеха.

Какие бы трудности ни вставали перед вами, не сдавайтесь. Любите дело, если вы почувствовали в нем свое предназначение. Уверенность в правильности выбора и счастье от интересного занятия будут самыми главными мотиваторами, не давая вам быстро сдаться.

Преграды на пути к мечте

Большинство людей считает, что заниматься любимым делом доступно лишь редким счастливчикам, а остальной массе остается трудиться там, где им суждено. Те, кто так думает, чаще всего очень несчастные люди, недовольные собственной жизнью. Они не верят себе, страшатся выйти за границы привычного мира и изменить судьбу.

Если хотите найти свое любимое дело, которое поможет вам стать счастливым и наслаждаться каждым днем, не бойтесь рискнуть и кардинально измениться. Выполняя собственное предназначение, вы избавитесь от ощущения загнанности. Повысится общий уровень жизни, работа станет приносить одно удовольствие, найдется время на общение с родными людьми. Прислушайтесь к нашим советам, чтобы определиться с делом своей жизни, а затем не бойтесь рискнуть и действуйте. Это изменит вас раз и навсегда, успех, счастье и жизнерадостность станут вашими верными спутниками.

Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра

Несмотря на то что метод действительно помогает сосредоточиться на главном и учит расставлять приоритеты, у каждой техники есть свои достоинства и недостатки.

Поговорим сначала о плюсах. Чем хороша матрица Эйзенхауэра:

1. Она проста в применении. Не требует подготовки, освоения сложных алгоритмов или штудирования теории. Минимальный набор для выполнения – бумага и карандаш.
2. Это быстро. Поначалу сортировка задач может занять некоторое время. При должной сноровке процесс займет всего 2–3 минуты.
3. Метод универсален. Его можно применять как в бытовой сфере, так и на работе или обучении.
4. Подходит для разных горизонтов. Можно планировать дела на день, неделю, месяц, год.
5. Помогает увидеть, куда уходят ресурсы – время, силы, энергия – и выявить недостатки в своей системе планирования.

Какие минусы есть у метода:

Субъективность оценки. Цель матрицы – быстро раскидать дела по категориям, не подвергая их серьезному анализу. Расстановка приоритетов осуществляется интуитивно, на глазок. Во-первых, у всех нас разные приоритеты. Помните пример с бассейном? Во-вторых, открывается широкий простор для когнитивных искажений. Новые дела кажутся нашему мозгу более срочными, чем старые. А задачи, завязанные на эмоциях, выглядят более важными, нежели те, к которым мы подходим рационально.
Ограниченная классификация. Матрица представляет собой сильно упрощенную градацию задач, состоящую всего из 4 категорий. Но в жизни между этими крайностями есть множество других “оттенков” оценки

Например, почти не важное, очень важное, требующее немедленных действий и т. п

В результате дела разной степени важности попадают в общую категорию и наделяются равным приоритетом.
Пренебрежение другими факторами. Градацию дел можно проводить не только по показателям “срочное – не срочное” и “важное – не важное”. Есть и другие ценные факторы, влияющие на приоритетность выполнения: наличие ресурсов, ожидаемая эффективность, полезность и т. п.
Не учитывается психологический фактор. Чаще всего самые срочные и важные дела – это те, что нам меньше всего хочется делать, они менее приятны и требуют наибольшей отдачи. Если изо дня в день фокусироваться только на сложном и масштабном, можно либо потерять вкус к жизни, либо провалиться в бесконечную прокрастинацию.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.

Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы

Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?

1. В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
2. Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
3. В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
4. Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.

Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):

• Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
• Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
• Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
• Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
• Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
• Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
• Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
• Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
• Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
• Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
• Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
• Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
• Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
• Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).

СРОЧНО

НЕ СРОЧНО

ВАЖНО

Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч.

Навестить друга в больнице

Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход)

Съездить на прием к окулисту

Зайти в бухгалтерию

Позаниматься английским

НЕ ВАЖНО

Заехать в банк, внести платеж за ипотеку

Купить корм для кота

Купить новую прокладку для крана

Отправить книгу коллеге

Подстричься

Купить продуктов

Сходить в бассейн

Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте

Минусы метода

Поначалу очень тяжело понять важность задачи, определить ее в нужный квадрат с первого раза. Непонимание важности приводит к тому, что вы можете переложить задачу не на того человека, который может попросту с ней не справиться или выполнить ее не на должном уровне

Срочные дела не всегда есть возможность решать в эту же минуту. Вам может не хватать компетенций, времени. Часто на пути встречаются бюрократические трудности. Из-за этого эффективность матрицы падает.

Несмотря на недостатки, квадрат Эйзенхауэра сделает рабочий процесс проще и понятнее. У вас появится больше свободы, задачи будут выполняться качественно и своевременно. Жизнь станет более организованной и осознанной.

1. Главная
2. Цели и мотивация
3. Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

Аналоги

Есть разные типы матриц Эйзенхауэра.

«Сила — отдача»

Здесь изменены критерии матрицы Эйзенхауэра: вместо осей «важность» и «срочность» — оси «сколько сил занимает эта задача» и «какой она дает результат, какова отдача от нее». Таким образом получаются следующие квадранты:

Таким образом получаются следующие квадранты:

1. Квадрант А — задача отнимает много сил, но дает много отдачи.

Например, подготовить презентацию для представления компании спонсорам. Это занимает много сил: поднять всю необходимую информацию, структурировать, оформить в презентацию, проверить на ошибки, согласовать с руководителем… Но высока и отдача: вас отметят как исполнительного сотрудника, презентация поможет привлечь спонсоров. Поэтому такие задачи необходимо делать в первую очередь, пока вы еще полны сил и способны на сфокусированную работу, чтобы в итоге она принесла вам большую отдачу.

2. Квадрант В — мало сил и много отдачи.

Например, ваши рабочие обязанности, которые вы уже отточили до автоматизма и можете выполнять, не задумываясь, почти не тратя на них ресурсы

Их нужно выполнять после основной, самой затратной по ресурсам задачи, когда силы еще есть, но их уже не так много, чтобы сосредоточиться на чем-то очень важном

3. Квадрант С — занимает много сил и дает мало отдачи.

Часто это тяжелая работа, которую вы вынуждены выполнять, но которая вам тяжело дается, «темный сегмент» ваших рабочих обязанностей, например, бюрократия. Или ненужные, но выматывающие совещания, телефонные звонки, решение юридических вопросов. Такие задачи предлагается делегировать: другому человеку, более компетентному, или обладающему другим складом характера, они дадутся легче, а вы освободите время для более приоритетных задач.

4. Квадрант D — занимает мало сил, но и отдачи дает мало.

Часто это бытовые дела: вроде бы и несложно помыть посуду, но и радости от нее никакой. Такие задачи предлагается либо оптимизировать (выделить час в день, чтобы не распыляться на них в течение оставшегося дня), либо автоматизировать, либо делегировать, либо удалить.

Упрощенная версия: АВС

Автор этой концепции предложил отойти от построения сложных таблиц и критериев и просто присвоить каждой задаче буквенное обозначение: А — важно, сделать сейчас, В — сделать потом, С — делегировать или выбросить. И никаких тонкостей

Более усложненные типы матрицы предлагают добавить пункт «это могу сделать только я, это моя компетенция, прерогатива, ответственность?» (либо «это значимо лично для меня?»)

Если ответ «да» — вы выполняете эту задачу, если ответ «нет» — делегируете, чтобы сфокусироваться на более важном. Подходит руководителям, предпринимателям, у которых много задач, такой параметр помогает их жестко отсеивать

В заключении

Матрица Эйзенхауэра — простой и удобный инструмент, помогающий планировать свой день.

Краткая пошаговая инструкция к инструменту:

Записываете список дел на день;
Определяете их по четырем секторам: «важно и срочно», «важно, но не срочно», «срочно, но неважно», «не срочно и неважно».
Важное и срочное — выполняете в первую очередь.
Важное, но не срочное — во вторую.
Срочное, но неважное — делегируете или автоматизируете.
Неважное и несрочное — выполняете после более приоритетных задач.

В чем польза: помогает расставить приоритеты, понять, что нужно сделать сначала, а что потом, наводит порядок в голове, помогает не отвлекаться на задачи, поступающие «извне», фокусироваться на том, что приоритетно лично для вас.

Неочевидная польза: если вы длительное время используете этот инструмент, то сможете проанализировать, почему у вас не получается планировать день так, чтобы в конце испытывать удовлетворение.

Как проанализировать: посмотреть, в каком квадранте вы проводите больше всего времени, задачи какого квадранте отнимают большую часть вашего дня. Таким образом матрица Эйзенхауэра становится еще и полезным инструментом для контроля над собственной жизнью и ее анализа.

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?

Тогда ответьте честно на вопросы:

Вы всегда составляете список задач?
Вовремя отвечаете на письма?
Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
Вы всегда уделяете должное внимание семье?

Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.

Структура матрицы Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела

Постоянное наличие дел в этом квадранте говорит о проблемах с планированием или о неправильной расстановке приоритетов, поскольку важные задачи должны выполняться до того, как перейдут в разряд срочных. Разумеется, возможны ситуации, когда и у хорошо организованных и дисциплинированных людей дела переходят в разряд важных и срочных. Но при идеальном планировании квадрант A большую часть времени должен оставаться пустым. Своевременно выполняя задачи из квадранта B, добиться этого не сложно.

Обычно в квадрант A попадают дела, для которых справедливы следующие утверждения:

• они связаны со здоровьем;
• их невыполнение (или несвоевременное выполнение) окажет отрицательное влияние на другие дела;
• их невыполнение может привести к неприятностям.

Для быстрого освобождения первого квадранта полезно использовать делегирование. Разумеется, перепоручать важные задачи можно только достаточно ответственным людям.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Несмотря на то, что данный квадрант идёт вторым, именно он является самым важным. В нём должны находиться дела, являющиеся наиболее приоритетными и перспективными для вас. Это задачи, выполнение каждой из которых приближает вас к цели. В идеале, именно этим делам необходимо посвящать практически всё своё время. Люди, занимающиеся преимущественно делами из квадранта B, добиваются наибольших успехов. У них лучше складывается карьера и бизнес, и даже в личной жизни присутствует больше гармонии.

Решение задач без лишней спешки позволяет делать всё более качественно, полностью раскрывая свой потенциал. В спешке человек часто не стремится понять, почему что-то не работало, а потом вдруг заработало. Если же не спешить, то всегда есть возможность тщательно проанализировать свои действия и получить ценный опыт

Однако важно учитывать, что при таком подходе работа продвигается медленнее, поэтому увеличивается риск, что важные дела перекочуют в квадрант A

Люди, для которых организованность и самодисциплина имеют решающее значение, стараются организовать свою работу так, чтобы почти все рабочие задачи находились в квадранте B. Сюда же они обычно помещают и многие личные дела, такие как занятия спортом, медицинские осмотры, различные бытовые вопросы и прочее.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

К этой группе относятся дела, не приближающие вас к цели, а только отвлекающие от важных дел своей срочностью. Они снижают вашу эффективность, мешая сосредоточенно работать. Но люди, которые не знают, что такое матрица Эйзенхауэра, и не используют её для планирования, обычно не отличают дела из квадранта C от дел из квадранта A

Поэтому всегда важно помнить об актуальных планах и при анализе важности каждого дела решать, приближает ли оно вас хотя бы к одной из ваших целей

Обычно в квадрант C попадают дела, которые приходится делать, хоть они и не представляют ценности. Это может быть навязанная встреча, или чей-то день рождения, который вы не пропускаете из вежливости. Также в группу C входят всевозможные хлопоты, которых нельзя избежать, такие как разбившаяся ваза, сгоревшая лампочка, заскрипевший навес двери или сломавшийся кран на кухне. Решение этих проблем обычно не терпит отлагательств, но не продвигает вас к цели и не приносит особой пользы, а лишь устраняет внезапно возникшие неудобства, отнимая время и энергию.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В эту группу входят дела, которые часто называют «пожирателями времени». Они вообще не приносят пользы, и нет никакой необходимости ими заниматься. Это всевозможные рутинные развлечения, пустые разговоры в рабочее время, общение в чатах и на форумах, просмотр видео с котиками на YouTube. Иногда вам кажется, что можно «по-быстрому» разложить пасьянс «Косынка» или сыграть в «Сапёра», но в итоге эта мелочь отнимает у вас час или два, да ещё и утомляет. Отдых действительно может быть полезным и содержательным, но подобные отвлечения от работы чаще оказываются бессмысленными, рутинными и даже утомительными.

В квадрант D должны попадать такие дела как разговоры по телефону, переписка в мессенджерах и соцсетях, общение на форумах, просмотр сериалов и бессмысленных передач, которые не просто так называют «отупляющими». Разумеется, хороший отдых необходим для того, чтобы отвлекаться от работы и повседневных хлопот, но существует немало способов отдыхать более качественно, приятно и интересно, чем играя в компьютерные игры и просматривая новые сериалы. Лучше прочтите книгу, запишитесь в спортзал и бассейн, погуляйте с близкими людьми по парку или выберитесь на природу.

Какие проблемы решает Матрица Эйзенхауэра

Бывают такие дни на работе, когда сел, встал и уже 6 часов. Задачи наваливаются одна на другую, не успеваешь даже перекусить. В конце дня испытываешь не радость от того, что все сделал, а разбитость и усталость. И дело тут не в низкой мотивации… Возникает такое состояние потому что трудящийся не понимает, каким образом рутинные задачи приближают его к цели, и какая она, и есть ли она вообще.

Для такого состояния в тайм-менеджменте есть специальное название: проблема целеполагания. Последствия проблемы могут быть фатальными. В жизни будет присутствовать только работа, редкого отдыха будет недостаточно для восстановления, а результат будет непонятен и сомнителен.

Ставьте цели о помните о них

Поговорка Сизифов труд хорошо объясняет это состояние. Приговорённый царь Сизиф изо дня в день поднимал огромный камень вверх. Камень сразу скатывался, достигнув вершины горы. И хоть обычные люди никогда не слышали таких приговоров, иногда кажется, что они просто пропустили оглашение.

Проблема не в том, что кто-то прикладывает мало сил или недостаточно времени уделяет работе. Основной недостаток — отсутствие или неверная цель и приоритеты. Метод Эйзенхауэра позволяет решить эту проблему, помогая систематизировать задачи в зависимости от уровня приоритета.

Квадратом Эйзенхауэра пользуются миллионы людей по всему миру. Это эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Полезен он не только руководителям мировых корпораций и крупных фирм, но и менеджерам среднего звена, а также обычному персоналу. Родоначальником этого метода был генерал Второй мировой войны, 34-й президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как и любой президент, он был каждый день очень занят. Ему требовалось ежедневно выполнять множество дел. Он самостоятельно оптимизировал свои дела, корректировал график в зависимости от типа задач. В дальнейшем на основе его личного опыта и возникла матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра

Основа метода состоит в том, чтобы уметь правильно распределить все дела, понимать разницу между важным и срочным делом. Также создатель метода выявил, как можно уменьшить время на занятия, которые не приносят результата. Давайте рассмотрим на практике, как это все работает и внедряется в жизнь.

Скрам-приоритизация

Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.

Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.

В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:

Насколько важна эта задача?
Насколько это важно по сравнению с другими задачами из этого списка?
Зависит ли какая-либо другая задача от этой задачи?

Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.

Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.

Разделите слонов на лягушек

Как выделить одно важное дело, если вы занимаетесь одним большим проектом. Подходите правильно к распределению задач

Основы планирования времени начинаются с базового правила: всегда разделяйте большого слона на небольшие лягушки. Что это значит? Вам нужно подготовить большой отчет, с которым вы будете ковыряться не один день? Разбейте работу на части.

Например, вы работаете в оценке и вам необходимо оценить 500 единиц оборудования. В первый день вам следует найти аналоги на каждый из предметов из заказа. Затем сделать просчеты и скомпоновать отчет. И только потом распечатать бумаги, сшить их и скрепить. Работа займет у вас два-три дня. При правильном подходе вы сразу можете оценить свои силы и не работать в режиме аврала. Чем лучше вы изначально просчитаете время, тем вам будет спокойней вести проект.

Заключение

Мы с вами разобрали, что означает матрица Эйзенхауэра и как ее применять на практике.

В сутках у каждого человека по 24 часа. Только вот одни умудряются переделать за день или неделю массу полезных и важных дел, а другие только успевают удивляться, как их драгоценное время утекает сквозь пальцы.

Ни один метод управления временем не является панацеей. Но вы можете взять и попробовать. Если ваша жизнь после этого станет немного лучше и вы поймете, что на самом деле в сутках достаточно часов, значит, инструмент вам подходит.

Напоследок оставлю пару полезных ссылок, которые могут вам пригодиться:

• Книги по тайм-менеджменту
• Курсы по тайм-менеджменту

С вами была Ксения Молоканова. Всем удачных экспериментов и до скорого!